DPMPTSP Provinsi Sulawesi Tengah
SOP Pendokumentasian informasi publik
SOP ini disusun sebagai pedoman dalam mengelola pendokumentasian informasi publik agar setiap data dan dokumen yang dikuasai oleh DPMPTSP dapat tersimpan secara tertib, aman, mutakhir, dan mudah diakses. Proses pendokumentasian yang baik akan mendukung transparansi, akuntabilitas, serta mempercepat pelayanan informasi publik kepada masyarakat.
Melalui SOP ini, DPMPTSP Provinsi Sulawesi Tengah berkomitmen untuk menyediakan dokumentasi informasi publik yang lengkap, rapi, dan siap dimanfaatkan, sehingga hak masyarakat untuk memperoleh informasi dapat terpenuhi dengan lebih optimal.
Prosedur Pendokumentasian
- Pengumpulan Informasi
– Seluruh unit kerja wajib menyampaikan dokumen dan data terkait tugas dan fungsi kepada PPID.
– Informasi dikategorikan sesuai jenis: berkala, serta-merta, setiap saat, dan dikecualikan. Pengolahan Informasi
– Informasi diverifikasi, diklasifikasikan, dan disusun sesuai standar metadata informasi publik.
– Informasi yang dikecualikan dilakukan pengujian konsekuensi terlebih dahulu.Penyimpanan Informasi
– Informasi publik disimpan dalam bentuk fisik (arsip) maupun elektronik (database).
– Sistem penyimpanan memperhatikan keamanan, kemudahan akses, dan keteraturan.Pemeliharaan Informasi
– Dilakukan update berkala dan perbaikan jika ada perubahan data.
– Menjamin dokumen tidak rusak, hilang, atau disalahgunakan.
– DIP hasil pemutakhiran ditetapkan kembali oleh Atasan PPID.- Penyediaan Kembali Informasi
– Informasi yang telah terdokumentasi siap diberikan kepada masyarakat sesuai prosedur permintaan informasi publik.
– Disajikan melalui website resmi PPID DPMPTSP dan media layanan lainnya.
Waktu Pelaksanaan
Proses pendokumentasian dilakukan secara berkesinambungan dan berkelanjutan sesuai arus informasi yang masuk.
Output
– Tersedianya dokumentasi informasi publik yang lengkap, tertib, akurat, dan mudah diakses.
– Terwujudnya pelayanan informasi publik yang efektif, transparan, dan akuntabel.